Seven rules for building and managing an effective team building

Seven rules for building and managing an effective team building

By John Kyriazoglou*

The following seven ‘rules’ may be customized and used by any manager in setting up and managing an effective team to achieve a set of specific goals in an organizational (private and public) environment .

Rule 1. Scope the problem: Identify and document specifications, needs, expectations, demands and resources.

Rule 2. Organize the team: Assign project manager or team manager. Develop terms of reference. Define the team and the roles within the team. Assign specific responsibilities. Develop and issue project schedule and reporting mechanisms. 

Rule 3. Link team to strategy: Set clear vision, mission, values and targets for the project and its expectations. Inform team members of the desired outcomes and measures of success. Invite each member to be a part of the team and communicate the goals and why they are selected.

Rule 4. Enable team culture: Build commitment and trust by valuing the contribution of each member of the team. Build empathy for each person’s challenges. Ensure the competence of the whole team, as well as each member. Empower the team by allowing the members to work within the guidelines with each other to accomplish the goals. Resolve conflicts.

Rule 5. Establish communications: Craft and implement communication policy and associated procedures. Ensure clarity and accountability for all types of communications. Ensure that the team shares information and develops an open mind.

Rule 6. Monitor activities: Establish regular monitoring. Review progress. Identify issues, and resolve problems. Close the project when all project activities have been concluded successfully.

Rule 7. Manage performance: Develop performance policy for team members. Link this policy with corresponding corporate performance system. Award team members when performance targets are met. Manage performance issues.

*Author’s Credentials

John Kyriazoglou, CICA, M.S.,B.A(Hon), is an International IT and Management Consultant, author of the book ‘IT STRATEGIC & OPERATIONAL CONTROLS’ (published in 2010 by www.itgovernance.co.uk), and co-author of the book CORPORATE CONTROLS’ ( to be published in 2/2012 by www.theiic.org), with Dr. F. Nasuti and Dr. C. Kyriazoglou.

E-Mail: jkyriazoglou@hotmail.com

Profileshttp://www.linkedin.com/pub/john-kyriazoglou/0/9b/919

http://www.icttf.org/profile/johnkyriazoglou
http://www.blogger.com/profile/15482029934015594259
Blog: http://businessmanagementcontrols.blogspot.com/

Family Bonds and Managers

Family Bonds and Managers

By John Kyriazoglou*
Man is a social animal. He has learnt from very old times to live in communities and groups with other people. His family, however, is the group that provides a safe life full of love and security. Family is very important part of our everyday life. It helps us in improving our personality. It also helps us in shaping our life. It teaches us the value of love, affection, care, truthfulness and self-confidence and provides us tools and suggestions which are necessary to get success in life.

Family is a place where you can be yourself. It is a place where you are accepted for what you are. This is where you are completely tension free and everyone is there to help you. Family encourages you when you are surrounded by problems. It helps you survive through tough times and bring joy and happiness into life.

Decency and dignity are very important in the activities of daily life. They help us make strong relationships and bonds with others and make us come across as a very gentle, intelligent and likable person. We all love to be in a company of such a person. Family helps bring decency and dignity into our life which is necessary to lead a happy and balanced life.

One of the most important aims of our life is to build a successful and highly rewarding career. Our families help us in creating a strong future. It gives us valuable suggestion about different career prospective. It not only guides us in choosing the best but also financially helps us to cover the expenses of education. Thus it helps us in making a good future.

Today, most people, including senior and middle managers and professionals, don't realize the importance of family. They prefer to spend most of their time with their friends. But when they are surrounded by problems, it was their family that helped them get rid of problems. At the time, when even our best friends refuse to help us, it was our family that came to help us. So it is very important for each and every individual to give importance to their families above anything else and enjoy spending time with family members.

It is very difficult, if not impossible, for anyone, to live happily, survive and prosper without the support and long-term bonds of a family. Also parents are considered to be the most valuable thing for all human beings. For this exact reason we have an obligation to always respect, honor, support and love them. Finally it is also our divine duty and moral (and legal) responsibility to also support, love, care, educate, train and provide for our children, to the best of our abilities, for the very simple reason that we brought them to this world.

And as the ancient Greek thinkers have said, thousands of years ago: ‘Every person must honor his (or her) parents’ (Aeschylus), ‘Family is the cell of life’ (Aristotle), ‘The person who does not take care of his (or her) parents is an enemy of both people and Gods’ (Dimosthenis), ‘There are three rules to be followed by anyone who wants to be right: To love his (or her) parents, to love other human beings and to love what is just’ (Euripides), ‘We should behave towards our parents the same way we would want our children to behave towards us’ (Isocrates), ‘Correct education is one therapeutic way for our soul’ (Plato), ‘There are three bases that contribute to a child’s good upbringing: Nature, education and exercise’ (Plutarch), and ‘Education comprises the festive activities of the soul, as it includes many games, events and activities that support and improve our souls’ (Socrates).

The meaning of this analysis for managers is that:

1. They should take into consideration the fact that families are most important for their employees and associates,

2. They should be more considerate when they see that their inordinate demands may, many times, conflict with the family life of their subordinates and associates, and

They, therefore, should seek a more truthful and harmonious balance between their thoughts (what they instruct that should be done in absolute terms) and expectations (what is likely to be done by others).

*Author’s Credentials

John Kyriazoglou, CICA, M.S.,B.A(Hon), is an International IT and Management Consultant, author of the book ‘IT STRATEGIC & OPERATIONAL CONTROLS’ (published in 2010 by www.itgovernance.co.uk), and co-author of the book CORPORATE CONTROLS’ ( to be published in 2/2012 by www.theiic.org), with Dr. F. Nasuti and Dr. C. Kyriazoglou.

E-Mail: jkyriazoglou@hotmail.com

Profiles

http://www.linkedin.com/pub/john-kyriazoglou/0/9b/919

http://www.icttf.org/profile/johnkyriazoglou

http://www.blogger.com/profile/15482029934015594259

Blogs

Articles, Opinions, etc.: http://businessmanagementcontrols.blogspot.com/

Publications: http://johnkyriazoglou-works.blogspot.com/

Performance Measurement for Organizations (Greek)

Performance Measurement for Organizations (Greek)

Γιατί χρειάζεται Μέτρηση Απόδοσης σε Επιχειρήσεις και Οργανισμούς

                                          Του Ι. Κυριαζόγλου*

‘Παντού οι πόλεις όταν προκηρύσσουν διαγωνισμό για το κτίσιμο των ναών ή κολοσσών, ακούν τους τεχνίτες που αμιλλώνται συζητώντας για την εργολαβία και παρουσιάζουν τα επιχειρήματά τους και τα παραδείγματα, μετά διαλέγουν αυτόν που θα εκτελέσει το ίδιο έργο με τη χαμηλότερη δαπάνη, καλύτερη ποιότητα και ταχύτερα’.

                                  Πλούταρχος, Ηθικά Ηθικά 3, 498 Ε

Εισαγωγή

Ζούμε σε μια μεταβιομηχανική κοινωνία, την κοινωνία της γνώσης, των εικόνων, της πληροφορίας  και του γρήγορου θεάματος. Ο νέος τρόπος ζωής επιβάλλει ένα νέο σύνολο χαρακτηριστικών λειτουργίας της κοινωνίας μας, ακόμη και στην Ελλάδα.

Αυτό το σύνολο διέπεται από διάφορους παράγοντες και χαρακτηριστικά λειτουργίας, όπως: Παγκοσμιοποίηση αγορών, απελευθέρωση αγορών, οικονομία των υπηρεσιών, συνεχείς εξελίξεις στην τεχνολογία Πληροφορικής, Επικοινωνιών, Βιολογίας, Ιατρικής, Διοίκησης, κτλ., πλουραλισμός στην πληροφόρηση, αύξηση της επιρροής και εστίαση στις ανάγκες των πελατών και πολιτών, και αποδυνάμωση της προσέγγισης της κεντρικής οργάνωσης του παραδοσιακού κράτους σε ένα μοντέλο οργάνωσης πιο αποκεντρωτικό. Όλα αυτά αλληλοσυνδεόμενα, διαμορφώνουν ένα νέο κοινωνικό, οικονομικό, τεχνολογικό, ηθικό και πολιτικό πλαίσιο λειτουργίας της κοινωνίας, της οικονομίας, των επιχειρήσεων, των οργανισμών, των κοινοτήτων, των πολιτών, κτλ.

Αναδεικνύονται πιο σύνθετοι ρόλοι για το κράτος (κεντρική και περιφερειακές διοικήσεις, τοπική αυτοδιοίκηση, κτλ.), για τις επιχειρήσεις (μικρές, μεσαίες, μεγάλες) και για τους οργανισμούς (δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου συμφέροντος), ως βασικοί συντελεστές στην κοινωνική και οικονομική ανάπτυξη, προοπτική, ευημερία και εξέλιξη σε όλους τους τομείς και πεδία εφαρμογής.

Γιατί χρειάζεται σύστημα απόδοσης

Ο διάσημος διανοητής σε θέματα διοίκησης επιχειρήσεων Charles Handy  υποστηρίζει ότι πρέπει να επανεξετάσουμε τις βασικές αρχές που διέπουν τις επιχειρήσεις και οργανισμούς, και να αναρωτηθούμε εκ νέου ποιος είναι ο βασικός στόχος του ‘επιχειρείν’. (Βλ. Επίσης την μελέτη της Διεθνούς Τράπεζας ‘Doing business in a more transparent world 2012’: www.doingbusiness.org).

Το ίδιο ισχύει και για το ρόλο του Ελληνικού κράτους, τόσο στο πλαίσιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όσο και στο διεθνές περιβάλλον, με την προσέγγιση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (e-government), της εξυπηρέτησης από ένα σημείο (one-stop shop services, όπως τα ΚΕΠ: www.kep.gov.gr) και της παραχώρησης αρμοδιοτήτων σε τοπικές αρχές (περιφέρειες, νομαρχίες, δήμοι, κτλ.).

Όλες αυτές οι νέες και ραγδαίως εφαρμοσμένες προσεγγίσεις πηγάζουν από την ανάγκη για ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση, πιο ορθολογική διαχείριση εταιρικών και άλλων πόρων για την ωφέλιμη επιβίωση και ανάπτυξη της επιχείρησης/οργανισμού και συνεχή βελτιστοποίηση της ποιότητας εξυπηρέτησης.

Έτσι δημιουργείται ένα πλαίσιο εξυπηρέτησης (Σχήμα 1) το οποίο βασίζεται στην κύρια αντίληψη ότι για την  επίτευξη των ανωτέρω, απαιτείται η σχεδίαση και υλοποίηση ενός νέου μοντέλου λειτουργίας (εταιριών και οργανισμών), το οποίο θα έχει ως κύριο συστατικό το Πλαίσιο Μέτρησης Απόδοσης.

Πλαίσιο Μέτρησης Απόδοσης

1. Οι Κοινωνικές Ανάγκες (Πελατών Πολιτών) για καλύτερες υπηρεσίες και προιόντα

2. Απαιτούν μια αποτελεσματική Στρατηγική της Επιχείρησης/Οργανισμού για καλύτερα αποτελέσματα (υπηρεσίες, προιόντα, απόδοση επιχείρησης)

3. Μέσω της Επίλυσης Προβλημάτων και της Βελτίωσης Παραγωγικών Διαδικασιών

4. Που επιτυγχάνονται πιο αποδοτικά με Μεθόδους, Κίνητρα, Εκπαίδευση  και Κατάρτιση του Προσωπικού

5. Και τα οποία (Αποτελέσματα) πρέπει να Μετρηθούν για να βελτιωθούν

Σχήμα 1: Πλαίσιο Αναγκών Μέτρησης Απόδοσης

Επίσης η απόδοση μιας επιχείρησης ή οργανισμού επηρεάζεται τόσο από το εσωτερικό περιβάλλον λειτουργίας και  τη συνολική δυνατότητα και διαθεσιμότητα των πόρων  της επιχείρησης / οργανισμού, όσο και από το εξωτερικό περιβάλλον της (νομικό, θεσμικό, κανονιστικό πλαίσιο, διεθνείς υποχρεώσεις, πρότυπα λειτουργίας, κοινωνία, κτλ.).

Στόχοι του συστήματος απόδοσης

Οι στόχοι του συστήματος μέτρησης απόδοσης καθορίζονται ως εξής:

1. Να βοηθήσει και να υποστηρίξει τη Διοίκηση, τα στελέχη και το προσωπικό επιχειρήσεων και οργανισμών να εκτελέσουν την στρατηγική και όλες τις απαιτούμενες εργασίες με τον πιο σωστό και αποτελεσματικό τρόπο, εντός ενός δημιουργικού επιχειρηματικού και ηθικού πλαισίου διακυβέρνησης.

2. Να ενισχύσει και να ενδυναμώσει τη σωστή διακυβέρνηση και την αποτελεσματική περάτωση όλων των λειτουργιών, συναλλαγών και δραστηριοτήτων της επιχείρησης ή του οργανισμού.

3. Να βελτιώσει την αποδοτικότητα της επιχείρησης / οργανισμού και την επισκόπηση της από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη (κοινωνικούς και θεσμικούς εταίρους, ρυθμιστικές και κανονιστικές αρχές, επιτροπές ελέγχου, μετόχους, κτλ.)

4. Να ενισχύσει και να ενδυναμώσει τη χρήση και την αξιοποίηση των πιο αποτελεσματικών συστημάτων μέτρησης απόδοσης με την ανταλλαγή πρακτικών εμπειριών από διαφορετικά επιχειρηματικά, κοινωνικά και οικονομικά περιβάλλοντα.

Συμπέρασμα

Ο νέος κόσμος του ανταγωνισμού λειτουργεί με κέντρο τον πελάτη/πολίτη και την ικανοποίηση των αναγκών του και διέπεται, στην πράξη, από τα εξής:

1. Μείωση κόστους. Οι επιχειρήσεις δεν μπορούν να αυξάνουν τις τιμές σε συνάρτηση με το κόστος. Πρέπει να ελέγχουν το κόστος και την τιμή των προϊόντων και υπηρεσιών, διότι ο πελάτης συνεχώς αναμένει καλύτερα προϊόντα και υπηρεσίες αλλά δεν είναι διατεθειμένος να υποστεί μεγάλη αύξηση στις τιμές. Τι ίδιο ισχύει και για τους πολίτες (πελάτες) σχετικά με τις κρατικές υπηρεσίες.

2. Άμεση απόδοση. Οι πελάτες/πολίτες ικανοποιούνται από ένα οικονομικό κλάδο, υπηρεσία ή προϊόν και αναμένουν το ίδιο και από τους άλλους κλάδους και υπηρεσίες. Οι επιχειρήσεις, οι οργανισμοί αλλά και οι κρατικές υπηρεσίες, δεν μπορούν παρά να παρέχουν άμεση απόδοση στις υπηρεσίες και τα προϊόντα που προσφέρουν στον πελάτη. 

3. Άριστη εξυπηρέτηση. Ο πελάτης/πολίτης απαιτεί να έχει άριστη εξυπηρέτηση και συνεχώς αυξάνει το επίπεδο αριστείας που αναμένει να του προσφερθεί. Οι επιχειρήσεις και οργανισμοί δεν πρέπει να θεωρήσουν ότι όταν παρέχουν μια καλή βασική εξυπηρέτηση, ο πελάτης/πολίτης θα είναι για πάντα ικανοποιημένος.

4. Καινοτομία. Ο πελάτης/πολίτης αναμένει καινοτόμα προϊόντα και υπηρεσίες από την συγκεκριμένη επιχείρηση, οργανισμό και δημόσια υπηρεσία. Αυτό σημαίνει ότι απαιτεί καλύτερη εξυπηρέτηση, με μείωση της σπατάλης του χρόνου του και με αξιοποίηση της νέας τεχνολογίας πληροφοριών και επικοινωνιών.

Το Πλαίσιο Μέτρησης Απόδοσης είναι το εργαλείο που συμβάλλει τα μέγιστα  στην αποδοτικότερη λειτουργία των επιχειρήσεων / οργανισμών τόσο του ιδιωτικού, όσο και του δημόσιου τομέα. Μέσω της μέτρησης και της αξιολόγησης της απόδοσής τους, οι επιχειρήσεις / οργανισμοί έχουν τη δυνατότητα να βελτιώνουν συνεχώς τα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους και να αναπτύσσονται διαχρονικά.

*Βιογραφικά Στοιχεία

Ο Ι. Κυριαζόγλου, CICA, M.S.,B.A(Hon), είναι Σύμβουλος Επιχειρήσεων σε θέματα Οργάνωσης, Διοίκησης, Ελέγχου και Πληροφορικής με 35+ χρόνια διεθνούς εμπειρίας, και συγγραφέας πολλών άρθρων και βιβλίων όπως: ‘Έλεγχος Συστημάτων Πληροφορικής (www.anubis.gr, 2001), ‘Μέτρηση Απόδοσης για Επιχειρήσεις και Οργανισμούς’, Εκδόσεις ΙΩΝ, Αθήνα, 2005. (με δεύτερο συγγραφέα την κα Δ. Πολίτου), ‘Σκέψεις Αγάπης και Φιλίας’, ΥΑΔΕΣ, 2009, ‘IT Strategic & Operational Controls’, 2010, IT GOVERNANCE, U.K.(www.itgovernance.co.uk), ‘Corporate Controls’, 2012, www.theiic.org (με Dr. F. Nasuti & Dr. C. Kyriazoglou).

E-Mail: jkyriazoglou@hotmail.com

Profiles:http://www.linkedin.com/pub/john-kyriazoglou/0/9b/919

Blogs-Articles, Opinions, etc.: http://businessmanagementcontrols.blogspot.com/

Publications: http://johnkyriazoglou-works.blogspot.com/

THE ROLE OF BUSINESS MANAGERS

THE ROLE OF BUSINESS MANAGERS

By John Kyriazoglou*

In today's tough, dynamic, resource-tight and uncertain economy, a company (or organization) needs strong managers to lead its staff toward accomplishing business goals. But managers are not only leaders. They are problem solvers, coordinators, communicators, cheerleaders, and planners as well. And managers don't come in one-size-fits-all shapes or forms. Managers fulfill many roles and have many different responsibilities at each level of management within an organization. Organizations abound in today's society. Groups of individuals constantly join forces to accomplish common goals. Sometimes the goals of these organizations are for profit, such as franchise restaurant chains or clothing retailers. Other times, the goals are more altruistic, such as nonprofit churches or public schools. But no matter what their aims, all these organizations share two things in common: They're made up of people, and certain individuals are in charge of these people. These are the managers.

Managers appear in every organization because organizations want to succeed. These individuals have the sometimes unenviable task of making decisions, solving difficult problems, setting goals, planning strategies, and rallying individuals. And those are just a few of their responsibilities.

To be exact, managers manage themselves, administer and coordinate resources effectively and efficiently to achieve the goals of an organization, manage context, manage relationships, and manage change. In essence, managers get the job done effectively, especially if they manage both themselves and other people very well.

No matter what type of organization they work in, managers are generally responsible for the performance of a group of people. As leaders, managers must encourage this group to reach common organizational goals (at the general level), such as bringing a new product to market in a timely fashion, and also reach specific objectives, such as improve profits by a certain percentage, by the end of a given time period.

To accomplish these general goals and specific objectives, in an organizational products and services framework, managers not only use their human resources, but they also use inputs, methods, and systems, to create outputs which can be translated into products and services for customers, and a control system to achieve all these in the most optimal way.

Author’s Credentials

John Kyriazoglou, CICA, M.S.,B.A(Hon), is an International IT and Management Consultant, author of the book ‘IT STRATEGIC & OPERATIONAL CONTROLS’ (published in 2010 by www.itgovernance.co.uk), and co-author of the book CORPORATE CONTROLS’ ( to be published in 2/2012 by www.theiic.org), with Dr. F. Nasuti and Dr. C. Kyriazoglou.

E-Mail: jkyriazoglou@hotmail.com

Profiles

http://www.linkedin.com/pub/john-kyriazoglou/0/9b/919

http://www.icttf.org/profile/johnkyriazoglou

http://www.blogger.com/profile/15482029934015594259

Blogs

Articles, Opinions, etc.: http://businessmanagementcontrols.blogspot.com/

Publications: http://johnkyriazoglou-works.blogspot.com/